Terug naar overzicht

Hoe regelt u een eerste ontslag op een correcte manier?

Het ontslaan van een werknemer is niet gemakkelijk. Niet voor de betrokken werknemer, maar ook niet voor u als werkgever.

We geven u hier een aantal tips mee om de ontslagprocedure op een serene en discrete manier te laten verlopen.

• Regel alles goed vooraf
• Bereid het ontslaggesprek grondig voor
• Breng de betrokken werknemer snel en discreet op de hoogte
• Schenk de nodige aandacht aan uw andere medewerkers
• Acerta staat voor u klaar

Regel alles goed vooraf

Arbeidsvoorwaarden en arbeidsovereenkomst

Zorg ervoor dat uw werknemers vertrouwd zijn met de arbeidsvoorwaarden die voor uw sector en bedrijf gelden, en dat zij op de hoogte zijn van de procedure voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.

Door uw werknemers van bij het begin goed in te lichten over hun arbeidsvoorwaarden, kunt u vaak discussies vermijden over het al dan niet geldig zijn van de ontslagreden. U moet daarbij natuurlijk wel rekening houden met de wettelijke beperkingen op de voorwaarden. Controleer zelf goed wat daarover is opgenomen in de collectieve of individuele arbeidsovereenkomst.

Laat de mogelijkheid tot ontslag geen verrassing zijn

U ontslaat een medewerker omwille van zwakke prestaties:

Tijdens evaluatiegesprekken met uw medewerkers bespreekt u hun sterktes en verbeterpunten. Een medewerker die ondermaats presteert, moet u de kans bieden om een aantal dingen recht te zetten. U gaat dus niet meteen over tot ontslag. Grijp het gesprek aan om goede afspraken met uw werknemer te maken zodat deze precies weet wat van hem wordt verwacht. Houd ook goed in gedachten dat het vaak financieel voordeliger is om te investeren in de ontwikkeling van uw huidige werknemers, dan op zoek te gaan naar nieuwe werkkrachten.

U ontslaat een medewerker om economische redenen:

Zorg ervoor dat u voldoende transparant communiceert over de bedrijfsresultaten. U hoeft uw medewerkers niet nodeloos ongerust te maken, maar als het niet goed gaat met uw business, hebben medewerkers meer aan eerlijke informatie dan aan een verbloemde werkelijkheid.

Bereid het ontslaggesprek grondig voor

Formuleer de reden voor ontslag duidelijk en eerlijk

Wees eerlijk als u uw werknemer de reden voor ontslag meedeelt. Dit geeft uw medewerker de duidelijkheid die hij nodig heeft om het ontslag te plaatsen en verwerken. Ga ook na of het om een geldige ontslaggrond gaat om juridische discussies te vermijden.

Beloof alleen wat u kunt waarmaken

Maak geen beloftes die u niet kunt nakomen. Bekijk vooraf hoe u uw vertrekkende werknemer professioneel kunt begeleiden bij het zoeken naar een nieuwe baan. Is outplacement een mogelijkheid? Kunt u de werknemer op een andere manier ondersteunen?

Breng de betrokken werknemer snel en discreet op de hoogte

Houd het discreet

Breng de betrokken werknemer als eerste op de hoogte van de situatie. Wanneer de werknemer via een ander kanaal verneemt dat hij wordt ontslagen, mist u de kans om uw medewerker goed te informeren over de aanleiding en omstandigheden van het ontslag. In een constructief ontslaggesprek is ook plaats voor de vragen die uw werknemer ongetwijfeld heeft bij het ontslag.

Breng het slechte nieuws zo snel mogelijk

Als u moet overgaan tot ontslag, brengt u het slechte nieuws best zo snel mogelijk. Uitstel maakt het slechte nieuws niet minder pijnlijk. Integendeel, de kans dat geruchten de kop op steken groeit. En zo hebt u geen zicht op welke informatie over het ontslag wordt verspreid. Dat kan ook een grote impact hebben op uw andere werknemers.

Breng het slechte nieuws zo direct mogelijk.

Tijdens het ontslaggesprek komt u best meteen ter zake. Laat een werknemer niet gissen naar zijn ontslag. Als u onduidelijk bent in uw boodschap, raakt uw werknemer wellicht gefrustreerd. U wilt vermijden dat het gesprek zijn zakelijke kant verliest en dreigt te escaleren.

Denk ook na over uw lichaamstaal. Deze moet overeenkomen met de boodschap die u brengt. Als u een werknemer warm en hartelijk ontvangt, zal hij zich wellicht bedrogen voelen wanneer u hem ontslaat.

Toon begrip voor de reactie van de werknemer

Typische reacties bij een ontslagmededeling zijn verdriet, boosheid, opstandigheid, ontkenning, hopeloosheid en radeloosheid. Reageert uw medewerker emotioneel, geef hem dan even de tijd om het nieuws te laten doordringen. Toon begrip als uw werknemer emotioneel reageert, maar bewaar de nodige afstand. Als de gemoederen zijn bedaard, bespreekt u het ontslag verder. Uw werknemer heeft wellicht nood om over de situatie te praten. Toch bent u meestal niet de meest geschikte gesprekspartner. Het werkelijke verwerkingsproces begint voor de werknemer pas na het ontslaggesprek. Zorg voor de nodige begeleiding en ondersteuning achteraf.

Schenk de nodige aandacht aan uw andere medewerkers

Geef voldoende toelichting bij het ontslag van een collega

Wanneer het niet duidelijk is waarom iemand ontslag krijgt, wordt vaak gegist naar de reden. Dat kan lijden tot moeilijk controleerbare negatieve geruchten waardoor ook andere werknemers mogelijk beginnen uitkijken naar andere mogelijkheden. Als u uw werknemers toelichting geeft bij een ontslag, houdt u uiteraard rekening met de privacy van de ontslagen werknemer.

Herverdeel de taken die van de vertrekkende werknemer

Ga na of een vertrekkende werknemer moet worden vervangen. Zorg ervoor dat een nieuwe werknemer een goede start maakt door deze te ondersteunen met de nodige opleiding en kennis. Worden de taken van de ontslagen medewerker verdeeld onder het overblijvende personeel, zorg er dan goed voor dat iedereen weet hoe de takenlast wordt herverdeeld.

Acerta staat voor u klaar

Onze experten van Acerta Consult staan klaar om u te adviseren over ontslagmededelingen. Verder kan Acerta Consult als erkend outplacementbureau uw ontslagen werknemers op een professionele manier begeleiden bij het zoeken naar een nieuwe job. Neem contact op met Magda Duerinckx, Managing consultant Outplacement en Career guidance.

Magda Duerinckx
Tel 016/24 53 26
E-mail: magda.duerinckx@acerta.be