Terug naar overzicht

Een zinvol exitinterview

Of het nu gaat om een werknemer die zelf voor ontslag kiest of een werknemer die ontslaan wordt, exitinterviews kunnen zeker zinvol zijn. Naast de gelegenheid om een aantal administratieve details in orde te brengen, biedt een exitinterview de mogelijkheid om de ‘echte’ reden van ontslag na te gaan. Daarnaast creëert zo’n interview ook een kans om mogelijke negatieve gevoelens te neutraliseren. 

Uiteraard moet er nagedacht worden over de feedback die men van de vetrekkende werknemer wil bekomen. Denk echter ook na over wat u met de gegevens die tijdens zo’n interview naar bovenkomen gaat doen. Indien er geen mogelijkheden zijn om acties te ondernemen naar aanleiding van de bevindingen, is de investering in een exitinterview waardeloos. Indien er echter wel mogelijkheden zijn om in te spelen op steeds terugkerende thema’s, is het belangrijk een gestructureerde aanpak te ontwerpen. Zo wordt het mogelijk om de nodige focus en inspanningen op de prioritaire werkpunten te concentreren.

Wanneer u een exitinterview voorbereidt, ga na welke vragen men wil stellen alsook welke feedback u aan de werknemer wil meegeven. In de vragenlijst hieronder enkele typische onderdelen.

• Contactgegevens

Contactgegevens waarop u de vertrekkende werkgever kan contacteren indien er na zijn /haar vertrek nog vragen voor hem /haar zijn.

• Motivatie voor vertrek

Waarom vertrekt de werknemer? Een nieuwe functie, persoonlijke redenen, gezondheid, ontevredenheid met huidige functie… Uiteraard is deze vraag niet van toepassing wanneer de werknemer ontslaan werd; ligt in dat geval de reden van uitslag toe

Indien de werknemer zelf voor een andere functie kiest, welk zijn de verschillen tussen de oude en de nieuwe functie?

• Feedback op de werksituatie die verlaten wordt

Feedback op de functie die verlaten wordt:
o Was het werk uitdagend of eentonig?
o Was het werk te moeilijk of te gemakkelijk?
o Welke verbeteringen zouden aan de functie aangebracht kunnen worden?

Feedback op de arbeidsomstandigheden van de functie de verlaten wordt:
o Algemene indruk m.b.t. omstandigheden (geluid, verlichting, temperatuur, ventilatie…) waarin het werk plaatsvond?
o Voldeed de kwaliteit van het materiaal (bureau, software, werkinstrumenten…) weermee gewerkt werd?
o Welke verbeteringen zouden er aan de arbeidsomstandigheden gemaakt kunnen worden?

Feedback op de arbeidsvoorwaarden:
o Kwam salaris overeen met prestaties? Te laag of te hoog?
o Voldeden extralegale arbeidsvoorwaarden (maaltijdcheques, groepsverzekering…) aan verwachtingen?
o Welke verbeteringen kunnen er gemaakt worden aan de arbeidsvoorwaarden?

Feedback op de doorgroeimogelijkheden
o Waren er voldoende doorgroeimogelijkheden?
o Welke verbeteringen kunnen er aan het doorgroeibeleid gemaakt worden?

Feedback op de sfeer
o Was er steeds een vlotte communicatie binnen de eigen dienst mogelijk?
o Hoe was de relatie tussen de collega’s van de dienst? (samenwerking? uitwisseling van informatie?)
o Hoe werd de dienst door andere diensten gepercipieerd?
o Welke aanpassingen kunnen gemaakt worden om de sfeer te verbeteren?

Feedback op leidinggevende
o Hoe was de relatie tussen de werknemer en zijn directe leidinggevende?
o Kreeg de werknemer voldoende feedback op zijn prestaties om te kunnen groeien, om goede kwaliteit af te leveren?
o Was het voor de werknemer voldoende duidelijk wat van hem verwacht werd?
o Welke verbeteringen kunnen gemaakt worden om tot een meer constructief management te komen?

Feedback op HRM
o Voldeed de werking van de HR afdeling?
o Werd de begeleiding door HR bij het vertrek als voldoende ervaren?
o Welke verbeteringen kunnen er gemaakt worden een de HR werkmethodes?