Correcte en gepersonaliseerde loonberekening

Voor een precieze berekening van werknemerslonen past u de sociale en fiscale wetgeving correct toe, respecteert u het arbeidsrecht en zorgt u ervoor dat bedrijfs- en sectorafspraken worden nageleefd.

Acerta berekent voor u de nettolonen van uw medewerkers. We vertrekken van de basisgegevens die u verstrekt over de geleverde prestaties, berekenen het bedrag voor inhoudingen, passen de lonen aan de voorgeschreven verhogingen en huidige index aan, en respecteren de richtlijnen van de cao’s (collectieve arbeidsovereenkomsten). Ook uitzonderlijke inhoudingen zoals loonbeslag kunt u via Acerta regelen.

Waar u zeker rekening mee moet houden voor een correct loonbeheer:

• Barema’s en minimumloon
• Vergoedingen, alternatief loon en andere voordelen
• Loonwaarborg bij verlof
• Verplichte bijdragen
• Sociale documenten en aangifte
• Wet op arbeidsovereenkomsten
• Bijzondere regelingen voor specifieke werknemers, beroepen en sectoren

Barema’s en minimumloon

Als werkgever moet u zich houden aan de loonbarema’s en gewoontes voor uw sector. U betaalt minstens het minimumloon, zoals bepaald door uw paritair comité. Werd dit loon niet bepaald, dan betaalt u minstens het gewaarborgd inkomen zoals vastgelegd door de Nationale Arbeidsraad. Minderjarigen krijgen een bepaald percentage van dit loon.

Via onze gebruiksvriendelijke e-tool Baremawijzer®, kunt u de barema’s van de verschillende paritaire comités snel en efficiënt raadplegen. U vindt er ook informatie over verschillende vergoedingen, premies en meer.

Vergoedingen, alternatief loon en andere voordelen

Bij het berekenen van het loon, moeten de gegevens van alle vergoedingen en voordelen correct worden verwerkt: eindejaarspremie (13de maand), kinderbijslag, overuren, tussenkomst woonwerkverkeer…

Aanvullend pensioen

Veel werkgevers bieden medewerkers ook interessante voordelen voor een aanvullend pensioen. Veel sectoren en paritaire comités werken hiervoor samen. U kunt ook een individuele regeling uitwerken voor uw bedrijf. Ook die details neemt u correct op voor de loonberekening.

Alternatief loon

Biedt u uw medewerkers naast hun normale loon ook andere voordelen aan zoals maaltijdcheques, cadeaubonnen, sport- en cultuurcheques en extralegale voordelen, dan is het grote voordeel voor u dat daarvoor geen (of lagere) socialezekerheidsbijdragen betaalt. Voor de werknemer is alternatief loon interessant omdat het niet belastbaar is.

Loonwaarborg bij verlof

Elke werknemer heeft recht op een aantal dagen jaarlijkse vakantie en tien feestdagen met behoud van loon. Het loon voor deze vakantiedagen en het vakantiegeld betaalt u, afhankelijk van het statuut van uw werknemer, al dan niet via de “vakantiekas”.

Naast het recht op gewone betaalde vakantie, heeft uw werknemer ook andere verlofrechten voor specifieke situaties: tijdskrediet, verlof om dringende reden, moederschapsverlof, vaderschapsverlof, ouderschapsverlof, adoptieverlof, zorg- en pleegzorgverlof, betaald educatief verlof, klein verlet...

In sommige gevallen moet u de loonkost daarvan volledig dragen, bijvoorbeeld bij klein verlet waar de werknemer typisch maar één dag of een heel korte periode afwezig is. In andere gevallen betaalt u voor een deel van de tijd dat uw werknemer afwezig is. Uw werknemer krijgt daarna een uitkering, bijvoorbeeld een uitkering van het ziekenfonds bij moederschapsrust of een onderbrekingsuitkering voor ouderschapsverlof of tijdskrediet.

Toelichting bij vakantiegeld

Met vakantiegeld wordt in principe de doorbetaling van het loon bedoeld voor vakantiedagen, het ‘enkel’ vakantiegeld. Arbeiders krijgen het vakantiegeld op het moment van de vakantieopname. Het loon loopt dus gewoon door. Hoewel u het vakantiegeld financiert, wordt de betaling voor arbeiders via een ‘vakantiekas’ geregeld. Elke sector heeft een vakantiekas. Voor bedienden moet u het vakantiegeld berekenen op het variabele loon van het laatste jaar. Het vakantiegeld voor bedienden betaalt u als werkgever rechtstreeks.

Uw werknemer heeft ook recht op ‘dubbel vakantiegeld’. Dubbel vakantiegeld is bedoeld om extra vakantie-uitgaven te dekken. De socialezekerheidsbijdragen voor dubbel vakantiegeld zijn lager dan voor enkel vakantiegeld.

Toelichting bij betaald educatief verlof

Medewerkers die een erkende opleiding volgen, hebben het recht een aantal dagen afwezig te zijn met behoud van loon om lessen te volgen, te studeren en examens af te leggen. Het recht op normaal loon voor de werknemer is wettelijk wel begrensd. Als werkgever bent u verplicht het loon minimaal tot het grensbedrag uit te betalen. Niets belet u om dat bedrag voor uw medewerkers te verhogen.

U kunt een terugvordering vragen aan de overheid voor de lonen die u uitbetaalt voor educatief verlof. Als u een correcte aanvraag indient, kunt u een forfaitair bedrag per uur educatief verlof ontvangen. Bij de aanvraag moet u de nodige bewijsstukken toevoegen:

• een attest van regelmatige inschrijving (bewijst dat het om een erkende opleiding gaat)
• een attest van nauwgezetheid (bewijst dat de werknemer de lessen heeft gevolgd)
• een attest van tweede zittijd (bewijst dat de werknemer examens in de tweede zittijd heeft afgelegd)

Vraag Acerta naar de loonvoorwaarden en –regelgeving voor de verschillende soorten verlof.

Verplichte bijdragen

Als werkgever betaalt u voor elke werknemer verplicht sociale bijdragen aan de overheid. Die bijdragen moet u correct berekenen voor elke loonperiode, tijdig doorstorten en vermelden op de vereiste loondocumenten.

Van het brutoloon van uw werknemer houdt u socialezekerheidsbijdragen, bedrijfsvoorheffing en bijzondere bijdrage voor de sociale zekerheid in. Die maakt u over aan de bevoegde instellingen.

RSZ-bijdrage

De bijdrage aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) bestaat uit een werknemers- en werkgeversbijdrage. Als werkgever houdt u, afhankelijk van het statuut van de werknemer, een bepaald percentage van het brutoloon in. Samen met uw eigen werkgeversbijdrage, stort u dat bedrag tijdig door aan het RSZ. De bijdragen moeten uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal, op de rekening van de RSZ staan. In principe betaalt u de bijdragen dus driemaandelijks. Als u in het vorige kwartaal meer dan 6.197,34 euro bijdrage betaalde, moet u maandelijkse voorschotten betalen. Die voorschotten moeten ten laatste op de vijfde dag die volgt op iedere maand van het kwartaal worden overgemaakt.

Als werkgever bent u verplicht de driemaandelijkse aangifte zelf goed te regelen. Daarnaast bent u ook gebonden aan een jaarlijkse bijdrage. Eén keer per jaar ontvangt u van de RSZ bericht over het bedrag dat u moet doorstorten en de uiterste betalingsdatum. De jaarlijkse bijdrage is bedoeld om een deel van het vakantiegeld van arbeiders te financieren en voor de ‘herverdelingsoperatie’, waarbij de RSZ berekent of en hoe het een deel van de RSZ-bijdragen kan teruggeven aan kleine werkgevers.

Met de Dmfa-aangifte (Déclaration multifonctionelle/multifunctionele Aangifte) kunt u efficiënt de loon- en arbeidstijdgegevens van uw werknemers indienen bij de RSZ. Of u vraagt Acerta om de aangifte voor u in orde te maken.

Bedrijfsvoorheffing

Het bedrag dat u bij loonberekening inhoudt voor bedrijfsvoorheffing (de voorafbetaling van de personenbelasting) wordt berekend op het netto belastbaar loon en de gezinslasten. U maakt het bedrag over aan de Dienst voor Inkomstenbelasting.

Op basis van de maandelijks betaalde bedrijfsvoorheffing wordt een individuele loonfiche 281 opgemaakt. De informatie op de fiche heeft een werknemer nodig voor het invullen van zijn aanslagbiljet. Naast de individuele fiche, levert u voor elke werknemer een samenvattende opgave 325 af.

Bijzondere bijdrage voor de sociale zekerheid

De bijzondere bijdrage voor de sociale zekerheid is in het leven geroepen om de leefbaarheid van de Belgische sociale zekerheid te garanderen, een financiering van de sociale zekerheid dus.

Zoals bij bedrijfsvoorheffing is deze bijdrage afhankelijk van het loon en de gezinssituatie. De aan de RSZ betaalde bijdragen zijn voorschotten op het jaarlijks verschuldigde bedrag. De definitieve afrekening gebeurt bij de belastingheffing.

Sociale documenten en aangifte

Een juiste loonberekening maken, betekent ook de vereiste documenten afleveren en de noodzakelijke informatie aan de bevoegde instanties doorgeven. Acerta kan dit voor u doen.

Loonbrief

U bezorgt uw medewerkers voor elke loonperiode een gedetailleerde loonbrief met een overzicht van de geleverde prestaties, de loonberekening en de inhoudingen voor RSZ-bijdrage en de belastingen.

Individuele loonfiche 281 en samenvattende opgave 325

Voor elke werknemer levert u één keer per jaar vóór 31 maart een individuele loonfiche 281 af en de samenvattende opgave 325 die ermee overeenstemt. De individuele fiche is een overzicht van de loonberekening van het voorbije jaar. Zo hebben uw medewerkers in één oogopslag een goed idee van alle betalingen die zij het afgelopen jaar ontvingen.

De samenvattende opgave 325 is een samenvatting van de individuele loonfiches van alle medewerkers in uw bedrijf. Het is een nuttig document voor de belastingsadministratie.

Wet op arbeidsovereenkomsten

Werkgevers en werknemers moeten de wet op arbeidsovereenkomsten respecteren. De wet regelt onder meer:

• de wederzijdse verplichtingen van de partijen
• de loonwaarborgen bij schorsing van de arbeidsovereenkomst door ziekte of ongeval
• de procedure in verband met werkloosheid wegens slecht weer, gebrek aan werk om economische redenen, technische storingen en overmacht
• de procedure en termijnen van opzegging

Bijzondere regelingen voor specifieke werknemers, beroepen en sectoren

Hebt u vragen over de loonberekening voor ‘bijzondere’ werknemers of vragen over sectorspecifieke normen? Vraag het advies van Acerta. Onze consultants hebben een brede ervaring en kunnen u helpen een correcte loonberekening te maken, ook voor bijzondere gevallen.

Acerta helpt u graag bij:

• loonberekening
• het berekenen en doorstorten van de verplichte bijdragen aan de bevoegde instanties
• het verzamelen en bezorgen van de vereiste documentatie (maandelijkse loonfiches, individuele loonfiche 281, samenvattende opgave 325)