Aangifte nieuwe werknemer met Dimona

Als u een medewerker aanwerft, moet dat ook administratief goed zijn geregeld. Alle werkgevers in België zijn verplicht om de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) op de hoogte te brengen wanneer een werknemer in dienst treedt.

Met de Dimona-procedure (Déclaration Immédiate /Onmiddellijke Aangifte) kunt u de aangifte eenvoudig elektronisch regelen.

Ook wanneer een werknemer uw bedrijf verlaat, als u de details van een aangifte wilt wijzigen of een aangifte wilt annuleren, regelt u dat snel en efficiënt met een Dimona-aangifte.
 

• Waarom aangifte doen?
• Wanneer aangifte doen?
• Wie kan aangifte doen?
• Hoe aangifte doen via Acerta?
• Welke gegevens zijn nodig voor aangifte?
• Is aangifte verplicht voor alle nieuwe werknemers?
• Wat als er geen aangifte wordt gedaan?
• Wat zijn de specifieke richtlijnen voor de horecasector?
• Wat zijn de specifieke richtlijnen voor de bouwsector?
• Wat zijn de specifieke richtlijnen voor de land- en tuinbouwsector?

Waarom aangifte doen?

U doet een Dimona-aangifte om:

• bevoegde socialezekerheidsinstanties op de hoogte te brengen van correcte tewerkstellingsgegevens van uw medewerkers
• problemen bij sociale controles te voorkomen
• uw personeelsadministratie te vereenvoudigen (dankzij de gecentraliseerde elektronische Dimona-personeelsdatabank zijn bepaalde verplichtingen inzake sociale documenten vereenvoudigd of afgeschaft)

Wanneer aangifte doen?

U bent verplicht een Dimona-aangifte te doen als:

• een nieuwe medewerker in uw bedrijf aan de slag gaat en dit uiterlijk op de dag dat de medewerker begint
• een medewerker uw bedrijf verlaat en dit uiterlijk op de eerste werkdag die volgt op de datum waarop de arbeidsrelatie tussen u en de werknemer wordt verbroken
• om een andere reden de arbeidsrelatie tussen u en uw medewerker wijzigt

Acerta bespaart u graag tijd en moeite door de aangifte voor u te doen. Hieronder vindt u meer informatie over de deadline voor het indienen van de aanvraag bij Acerta.

Wie kan aangifte doen?

Als ondernemer kunt u een beroep doen op de expertise van Acerta om de openbare instanties op de hoogte te stellen van veranderingen in uw personeelsbestand.

Acerta kan voor alle werknemers aangifte doen, met uitzondering van gelegenheidswerknemers in de horecasector op wie het Dimona Light van toepassing is. U leest er meer over hieronder in de sectorspecifieke Dimona-richtlijnen.

U kunt ook rechtstreeks aangifte doen bij de RSZ. Ook in dat geval geeft u de werknemersgegevens door aan Acerta voor correcte bruto/nettoberekeningen.

Hoe aangifte doen via Acerta?

Acerta doet zowel aangifte voor klanten die met papieren loonopgave werken als voor klanten die gebruikmaken van elektronische Acerta-systemen voor loonopgave.

Elektronische loonopgave

• U registreert de aanwerving of het vertrek van een medewerker via uw elektronische Acerta-systeem (e-Twist, Tango, e-Salsa…)
• De aanvraag wordt automatisch verstuurd.

Opgelet!

Als u een werknemer opnieuw in dienst neemt, gebruikt u de gegevens die u de eerste keer in het systeem invoerde, opnieuw. U past alleen de datum aan.

Voor klanten die werken met e-Twist voor loonopgave geldt dit niet als een werknemer binnen 30 dagen opnieuw voor u aan de slag gaat. In dat geval vraagt u een Dimona-aangifte per post of fax bij uw Acerta-dossierbeheerder aan.

Papieren loonopgave

U vraagt de aangifte per post of fax aan bij uw dossierbeheerder ten laatste twee werkdagen voor uw medewerker begint

Deadline

Het is belangrijk dat u zich houdt aan de deadlines voor het registreren van een in- en uitdiensttreding zodat Acerta de Domina-aangifte tijdig kan afhandelen.

Laattijdige, ontbrekende of onvolledige Dimona-aangiften kunnen tot boetes leiden.

Welke gegevens zijn nodig voor aangifte?

Voor een vlotte Domina-aangifte, hebt u de volgende gegevens nodig:

• uw RSZ- of ondernemingsnummer
• het rijksregisternummer van uw werknemer, of naam, voornaam, geslacht en geboortedatum van uw werknemer
• het nummer van het paritair comité dat voor uw sector van toepassing is
• de hoedanigheid van de werknemer (individuele beroepsopleiding (IBO), student, leerling…)
• de datum van indiensttreding
• de datum van uitdiensttreding, indien gekend (dit is verplicht voor studenten, IBO’s, uitzendkrachten en gelegenheidswerknemers)
• de plaats van tewerkstelling (voor studenten)

Is aangifte verplicht voor alle nieuwe werknemers?

Een Dimona-aangifte is in principe verplicht voor alle werknemers die u in dienst neemt. Toch zijn er uitzonderingen op de regel. Als aan bepaalde voorwaarden is voldaan, is aangifte niet verplicht voor:

• vrijwilligers
• stagiairs
• werknemers met een PWA-overeenkomst
• niet-inwonende dienstboden
• occasionele arbeid
• werknemers uit de socioculturele sector
• buitenlandse werknemers tijdelijk in België tewerkgesteld
• kunstenaars
• werknemers in uw onderneming die zelf het statuut van zelfstandige hebben

Voor meer informatie over de voorwaarden voor uitzonderingen kunt u terecht op het portaal Sociale zekerheid.

Wat als er geen aangifte wordt gedaan?

Als u bij in- en uitdiensttreding van een medewerker nalaat aangifte te doen of als de aangifte onvolledig is of te laat wordt ingediend, kan dit vervelende gevolgen hebben voor uw onderneming en uw medewerkers:

• boetes opgelegd door de RSZ of sociale inspectie
• controlefouten in RSZ-aangiften
• invloed op de rechten van de werknemer, bijvoorbeeld voor de Aangifte Sociaal Risico (ASR) met implicaties voor werkloosheids-, ziekteverzekerings- en andere uitkeringen

Wat zijn de specifieke richtlijnen voor de horecasector?

Wat is anders?

Speciaal voor de horecasector werden Dimona Full en Dimona Light ontwikkeld zodat u snel en efficiënt aangifte kan doen als u flexibel gelegenheidswerknemers wilt inzetten in drukke perioden. U kunt als ondernemer zelf kiezen aan welke aangifte u de voorkeur geeft.

Dimona Full

• U doet per dag en per prestatie aangifte
• U vermeldt het begin- en einduur van de voorziene prestaties (Opgelet! Als het einduur achteraf wijzigt, moet u een wijzigingsaangifte doen).
• De RSZ-bijdragen worden berekend op het werkelijke loon van de gelegenheidswerknemer

Dimona Light

• U vermeldt alleen het beginuur van de prestaties
• U vermeldt het type prestatie:
  Kort (minder of gelijk aan 5 uur, ononderbroken)
  Lang (meer dan 5 uur)
• U bewaart een overzicht van de geleverde prestaties in een register voor werktijdregeling (verkrijgbaar bij Waarborg en Sociaal Fonds)
• De RSZ-bijdragen zijn forfaitaire bijdragen per dag:

Type	Kort – bijvoorbeeld 5u	Lang – bijvoorbeeld 11u
weekdag	€39,37	€78,72
zaterdag, dag voor feestdag	€46,54	€85,89
zondag, feestdag	€53,71	€93,06

Wie kan aangifte doen?

Voor het registreren van gelegenheidswerknemers, moet u rechtstreeks Dimona-aangifte doen bij de RSZ.

Als u zelf aangifte doet, moet u de werknemersgegevens ook doorsturen naar Acerta voor correcte bruto/nettoberekeningen.

Opgelet!

Elke aangifte DIMONA Full of Light dient bij RSZ te gebeuren!

Wat zijn de specifieke richtlijnen voor de bouwsector?

Wat is anders?

Wie aangifte doet voor een gelegenheidswerknemer in de bouwsector, moet niet alleen de standaard identificatiegegevens van de werknemer doorgeven, maar ook de volgende specifieke informatie:

• Het nummer van controlekaart C.3.2.A van de maand van indiensttreding
• Het nummer van controlekaart C.3.2.A van de maand die volgt op de maand van indiensttreding

Deze nummers kunt u opvragen bij het Fonds voor Bestaanszekerheid van uw bouwbedrijf.

Wat zijn de specifieke richtlijnen voor de land- en tuinbouwsector?

Als u tijdelijke werkkrachten inzet om piekmomenten te overbruggen, moet u rekening houden met specifieke richtlijnen voor de Dimona-aangifte van seizoensarbeiders.

Wat is anders?

• U dient een aangifte in vóór een seizoensarbeider aan de slag gaat
• U doet aangifte per gepresteerde dag
• U vermeldt het beginuur en het voorziene einduur van de prestatie

Wie kan aangifte doen?

Voor het registreren van gelegenheidswerknemers, kunt u een beroep doen op de diensten van Acerta.

U kunt ook zelf aangifte doen bij de RSZ. Als u rechtstreeks aangifte doet, moet u de werknemersgegevens ook doorsturen naar Acerta voor correcte bruto/nettoberekeningen.